6000-6999
Sites per thema:
psy0 algemeen
psy1 systemen
psy2 denken
psy3 brein
psy4 individu
psy50 diagnostiek
psy54 behandeling
psy6 optimaal
psy7 groepen
psy8 suboptimaal
psy9 optimaal

6558 BZO

Bewuste Zelforganisatie




Omschrijving

 

Met bewuste zelforganisatie, of kortweg zelforganisatie, bedoelen we alle zaken die we doen aan onszelf, onze algemene manier van werken en aan de dingen die wij bij activiteiten in het algemeen nodig hebben bv. het klassement met de gegevens die belangrijk zijn voor het uitoefenen van ons werk. De BZO gaat over de manier waarop we projecten doen. Deze twee zaken staan dan ook sterk met elkaar in verband: uit onze ervaring met projecten leren we dat er bepaalde dingen aan onszelf in het algemeen kunnen verbeteren, wat niet enkel nuttig is voor dit ene, bepaalde project, maar nog voor vele andere. M.a.w. BZO is het geheel van technieken hoe mensen met zichzelf bewust omgaan. Het is het systeem dat ons toelaat onszelf te sturen door enerzijds inzicht te krijgen in wat we kunnen doen en anderzijds deze inzichten te ontwikkelen tot een programma met als doel  van deze methode een gewoonte van te maken.

 
Bewuste Zelforganisatie staat tegenover enkele andere manieren van denken die, ook bij de mens, vaak voorkomen:
 
1. deterministisch denken
 
Reeds in de elfde eeuw wees de Franse filosoof Buridan (Béthune, 1292-1360) erop dat een ezel die moet kiezen voor een kleine hoop haver vlakbij en een grote wat verder, maar die door de afstand kleiner lijkt, voor de kleine zal kiezen. Hoewel soms gesteld wordt dat Buridan de deterministische ezel wou onderscheiden van de mens met vrije wil, gebruiken velen zijn beeld om aan te geven dat ook de mens vaak deterministisch denkt.
 
2. reactief denken

 

We doen het gemakkelijkst die zaken waar wij op dat ogenblik het meest emotioneel gemotiveerd voor zijn: zoogdieren zijn eerder re-actief dan pro-actiefOok de meeste mensen leven re-actief .Het is vooral de omgeving die stuurt waarin mensen gemakkelijkheidshalve meelopen. We zijn enkel bereid onze manier van handelen bewust te veranderen wanneer we in moeilijkheden komen of wanneer het iets leuks tot gevolg heeft.bv bij verliefdheid

 

3. verzetsdenken en de spontaniteitsmythe

 

We leven daarenboven sinds mei 1968 in een cultuur, waar het zichzelf een programma opleggen beschouwd wordt als een vorm van fascisme, machtsmisbruik van de overheid/opvoeders, ja fnuikende kindermishandeling. We krijgen de mythe ingepompt dat zichzelf zijn vooral betekent: doen wat men op dat bepaald ogenblik het liefst zou doen. Slagen ouders / leraars / opvoeders er niet in onze job zo boeiend te maken dat we hem als het ware spontaan graag doen, dan zijn zij eigenlijk een beetje incompetent.

 

4. de zgn. onvoorziene omstandigheden

 

Dikwijls steken we ons weg achter onvoorziene en onvoorzienbare omstandigheden om onze planning zwak te laten of er gemakkelijk van af te wijken. Zoals we zullen zien is dit meestal een drogreden, en kan men ook plannen bij onvoorzien(bar)e omstandigheden.

 

De heer Janssens is personeelschef. Men vraagt hem om enkele personeelsfiches te controleren. Op het ogenblik dat hij hieraan begint rinkelt zijn telefoon. De magazijnier vraagt hem of hij toevallig zijn inventarislijst niet heeft meegenomen tijdens zijn laatste bezoek in zijn kantoortje. Janssens begint onmiddellijk tussen zijn papieren te zoeken of dit niet het geval is. Vooral onderaan de stapels kijkt hij, want daar bestaat de meeste kans dat de verkeerde papieren terechtgekomen zijn. Op weg naar zijn secretaresse ziet hij dat de post is toegekomen. Eén van de bovenliggende brieven is een klacht van een klant. Janssens besluit na het lezen van die brief, onmiddellijk naar de productiechef te gaan om dit te bespreken. Onderweg gaat hij langs de eetzaal. Hij begroet de poetsvrouw die net terug is uit vakantie. Zij nodigt hem uit voor de koffie, want niets smaakt beter dan een verse kop koffie ’s morgens. Janssens kan hier niet aan weerstaan, en wil ook sympathiek blijven bij zijn personeel.

Uit het voorbeeld blijkt dat indien je niet ingaat tegen de stroom dan wordt je geleefd.
 
Door BZO gaat je privé-leven verlopen als een goed georganiseerd bedrijfsleven waarin enkel de leerperiode moeilijk is.

Het Zelfobservatieschema

Om zich een realistisch idee te kunnen vormen van de eigen zelforganisatie moet men van tijd tot tijd, bv. jaarlijks, eens een ganse week (7 dagen) aan zelfobservatie doen. Hou daartoe volgende gegevens bij en verwerk ze na een week.

  • Deel de activiteiten bv. in, in W werken, G gezin, P persoonlijk, V verplaatsing, S slapen.
  • Neem ongeveer een bladzijde per dag
  • Noteer alle activiteiten, hun begin- en einduur
  • Noteer naast deze activiteiten ook alle oorzaken die je hierbij kwamen storen ( de zgn. “tijdsrovers”)
  • Bereken na een week in procenten hoeveel tijd u in elk soort activiteit steekt. -Oordeel of dat voor u de meest voordelige tijdsverdeling is, en of bepaalde verhoudingen best niet zouden worden verschoven.
  • Lijkt het je nuttig om bepaalde gebieden die veel tijd innemen (bv. je werk) verder onder te verdelen, doe dat dan.


PLANNING

Zelforganisatie betekent niet alleen dat we ons programma vastleggen, het houdt tevens in dat we zo snel mogelijk na het maken van een observatie of het krijgen van een inval deze ergens noteren op een plaats die we later gemakkelijk zullen terugvinden.

Het is een slechte gewoonte om alleen op zijn geheugen te vertrouwen. Want dan is het vrije spel van motivatie en “zoogdierenkortzichtigheid” en weerstand het grootst.

We onderscheiden onmiddellijke, dagelijkse, wekelijkse en periodieke planning.


1. Onmiddellijke planning

Tenzij het een activiteit betreft die we al vaak gedaan hebben, is het goed om een lijstje klaar te hebben van alles wat we moeten doen. We maken dit best op vóór we aan de activiteit beginnen, maar desnoods kan het nog in het begin van de activiteit.

Om te voorkomen dat we het slachtoffer worden van onze blinde motivaties, is het goed om bij het begin van de werkdag of de werktijd een lijstje te maken in twee kolommen, waarbij in de linkerkolom de zaken staan die vandaag of deze keer zeker moeten gerealiseerd worden, en in de rechterkolom de zaken die eventueel, als er nog tijd over is, kunnen gebeuren. Men begint in elk geval met wat zeker moet gebeuren. Eens het geschreven is mag je het er niet meer afhalen

Ook gaan we onmiddellijk, d.w.z. tijdens of na een activiteit, noteren wat belangrijk is zodat we er bij een volgende activiteit rekening mee kunnen houden, Vb. na feest, reis, vergadering, enz

Doet er zich een onvoorziene complicatie voor, of voelen we plots dat we aan zo’n complicatie ternauwernood ontsnapt zijn, dan moeten we zo snel mogelijk nadenken over mogelijke methodes om dit in de toekomst te voorkomen. Soms vinden we onmiddellijk een oplossing, soms moeten we er lang over nadenken, het op de agenda van een vergadering zetten, enz.Zelforganisatie is veel meer dan time-management. Bij elk onverwachts probleem moeten we dus twee beslissingen nemen:

  1. Hoe lossen we het probleem hier en nu op?
  2. Hoe voorkomen we iets dergelijks in de toekomst?
Rijdend op een autostrade met drie baanvakken haalde Jan, een nogal “sportieve” chauffeur, een vrachtwagen in. Plots echter week deze vrachtwagen uit naar links, om zelf een wagen in te halen. Slechts door hard te remmen kon een aanrijding nipt voorkomen worden. Na twee of drie ervaringen in deze zin kwam de chauffeur tot volgende regels die, alhoewel niet voorzien in het verkeersreglement, sindsdien door hem streng gerespecteerd worden: (1) hij haalt vrachtwagens steeds in op het derde baanvak, nooit op het tweede, vermits hij daar nooit kan zien wat er kort vóór de ingehaalde vrachtwagen rijdt, en (2) bij het inhalen past hij zijn snelheid altijd aan aan deze van de ingehaalde wagen. Hij heeft namelijk beseft dat niet zozeer de absolute snelheid het gevaar oplevert, maar het grote verschil ten opzichte van de andere weggebruikers.

Soms is het nuttig een strikt programma met uren, rolverdeling, e.d. te voorzien. Soms is het echter aangewezen, om met een aanschuifprogramma te werken, dit is een programma zonder uuraanduidingen, waarbij men telkens naar de volgende activiteit overstapt, bv. voor winkeliers, dienstverleners, of als men niet kan voorzien hoe lang de verschillende fasen zullen duren. Een blaadje vooraan in zijn agenda van dingen die eerstdaags moeten gebeuren, maar waarbij het moment niet zo belangrijk is, is heel nuttig.


2. Dagelijkse planning

Elke dag minstens 10 á 30 min. op een goed gekozen moment. Het omvat twee fasen: # de voorbije dag(en) overlopen. Om er conclusies uit te trekken. En vervolgens deze conclusies noteren op de plaats van de volgende activiteit. Zo men de datum niet kent, of deze activiteit nog veraf ligt, dan noteert men de conclusies op een apart blaadje voor dit soort activiteiten.

de komende dagen overlopen, om te bepalen wanneer men eventuele voorbereidselen moet treffen of activiteiten vooraf doen zoals bv. een kaartje kopen, enz.


3. Wekelijkse planning

Elke week ongeveer 1/2 á 2 uur voorzien, bij voorkeur op een rustig moment zoals tijdens het weekend. Deze analyse verloopt meer planmatig en je maakt, project per project, gebruik van het Groeiboek en/of je agenda. Je gaat na hoe ver je staat, of je de voorgenomen zaken en voorziene fasen hebt afgehandeld, en hoe en wanneer je verder zal werken. De concrete conclusies noteer je in je agenda op de voorziene dag. Misschien moet nog meer inspiratie ingewonnen worden. Je noteert dan hoe en wanneer je dit zal doen.

Hierbij overloop je dus niet alle projecten, maar enkel deze die moeilijk, actueel of belangrijk zijn.

Bij een wekelijkse planning kan men ook de komende week in grote lijnen vast leggen. Hierbij moet men tevens twee speciale programmapunten plannen: buffermomenten enfreewheelmomenten. (zie elders)


4. Periodieke planning

Op regelmatige momenten in je leven zal je bepaalde zaken eens grondiger bekijken, en een project uitwerken of evalueren. Dit zal zeker gebeuren ter gelegenheid van seminaries rond een bepaald thema (zodat het seminarie veel concreter wordt dan als je enkel aandachtig luistert en beetje nota’s neemt).


Opmerkingen

  • Een constructieve mentaliteit is nodig om maximaal te leren uit onze mislukkingen en om frustraties te kunnen zien als stimulans om het de volgende maal beter te doen. De planningsmomenten mogen geen aanleiding tot ontmoediging zijn.
  • Het systeem van zelf organisatie moet nuttig, efficiënt, pragmatisch zijn. Het is nooit een doel op zichzelf. Het mag dus niet zoveel tijd in beslag nemen dat de uitvoering in het gedrang komt. Het mag zich zeker niet beperken tot schriftelijke voorbereidingen zonder dat het de praktijk ten goede komt. Voortdurend moet men de indruk hebben dat zijn realisaties en prestaties beter worden met het planningssysteem, anders doet men het beter niet (of minstens anders). Soms is de reden dat er niets van terecht komt niet dat de planning verkeerd is, maar dat de motivatie onaangepast is. Dit bespreken we in het volgend hoofdstuk.
  • Je moet vooraf afgeraken van het gevoel dat het stipt volgen van je eigen programma zou afdoen aan je spontaniteit en je bewegingsvrijheid, of dat je er minder “jezelf” zou door kunnen zijn. Dit is een weerstand van het onbewuste, want precies het omgekeerde is in feite waar: mensen die zeker zijn dat datgene dat ze op hun papiertje zetten zal gerealiseerd worden hebben de grootste kans op spontaniteit en zelfrealisatie of door de zaken en mensen die op hen afkomen. We moeten leren pro-actief te leven, d.w.z. gestuurd door onszelf, en afgaand op nieuwe mogelijkheden, i.p.v. re-actief, d.w.z. gestuurd door de omstandigheden en de druk die op ons wordt uitgeoefend, en gestuwd door de problemen die we tegenkomen.

 

 5. Welke voorbereidingstijd is optimaal?

 

M.a.w. is de vaak herhaalde stelling dat een langere voorbereidingstijd een beter resultaat waarborgt juist? Neen, zoals vroeger al vermeld, wordt het na een zekere tijd improductief om nog verder te denken/ voor te bereiden. Men gaat daardoor eigenlijk tijd en daardoor ook soms enthousiasme verliezen, en verliest vooral de kans om door een stukje voorzichtige ervaring veel meer inzichten op korte tijd op te doen.

 

                                                                                                                                                            

 

 

   


 

 


 TIJDSROVERS EN TIJDSBESPAARDERS

Hoe kunnen we ons tijdsgebruik optimaliseren? Dit is een betrachting van Time-management. In het algemeen komt deze vaardigheid neer op:

  1. de tijdsrovers weten op te sporen,
  2. voor elke belangrijke tijdsrover een oplossing vinden, en
  3. een reeks klassieke trucs gebruiken om tijd te besparen.


1. De tijdsrovers opsporen

Dit gebeurt aan de hand van zelfobservatieschema’s, zoals we er al twee besproken hebben.

Een andere, eenvoudiger methode is een lijstje bijhouden (bv. een bladzijde uit je agenda, die openligt voor jou), waarbij je telkens aanduidt waardoor je gestoord wordt). Na een paar dagen of weken maak je dan een overzicht, en legt een volgorde aan van belangrijkste naar meer zeldzame storingen. Je tracht nooit alle verstoringen te verhelpen, dat zal nooit gaan. Maar steek je nooit weg achter de zogenaamde onvoorspelbaarheid van deze factoren. Alles wat zich meer dan eenmaal voordoet, wordt voorspelbaar. En zelfs al kan je het precieze moment of de precieze vorm niet concreet voorspellen, je kan het toch minstens statistisch verwachten. Je kan ook inspiratie zoeken door contact te houden met collega’s hieromtrent (zie exogene inspiratie'').

 

2. De tijdsrovers bestrijden

Je tracht zoveel mogelijk tijdrovers telkens te noteren hoe je die in de toekomst zal kunnen opvangen. Sommige dingen kun je snel aanpassen, omdat ze alleen van jou afhangen. Voor andere zal je soms kleine of grote hervormingen in het systeem moeten (proberen) opzetten.

Als iets niet oplosbaar lijkt, dan is het omdat het problemen van verschillende soort zijn die samengevoegd zijn. Ze opsplitsen, en apart oplossen.

 

Enkele inspirerende suggesties:

  • Telefoon
    • Gewoon niet opnemen op bepaalde ogenblikken, zodat men het gewoon wordt.
    • Meer delegeren naar je secretaresse, haar een gedetailleerde agenda geven.
    • Je secretaresse laten zeggen “ik ga eens zien of hij daar is”.
    • Je secretaresse naam, nummer en thema laten noteren, en zelf terugbellen als het je beter past.
    • De mensen die geregeld opbellen vóór zijn door hen op te bellen, langs te gaan, enz.
    • Hen die vaak opbellen apart aanpakken, aparte overlegstructuren voorzien, of hen ”heropvoeden”.
    • Vroeger beginnen, op een onstoorbaar moment, zodat je niet steeds gestoord wordt van zodra je er bent.
    • voorgeprogrammeerde nummers in je telefoon voor mensen die je regelmatig belt
    • jezelf heropvoeden:niet altijd bereikbaar moeten zijn bv tijdens de maaltijden
    • uren afspreken waarop je bereikbaar bent
  • Kinderen
    • Meer tijd voor hen voorzien,vaste tijd voorzien bv direct na schooltijd samen vertelmoment inlassen
    • geschreven planning van hun activiteiten zodat ze zelf de uitvoering chronologisch kunnen doen
    • De klassieke problemen (zakgeld, huiswerk, rapport) zelf tijdig checken.

             

  • Te laat beginnen
    • Meer zelfdiscipline.
    • Een dwingende afspraak of activiteit voorzien zodat je hoe dan ook tijdig aankomt, zoals kinderen naar school voeren, een vriend die samen met je rijdt.
    • Zo mogelijk geen vergadering plannen vlak bij het aankomstuur, zodat een telaatkomer minder stoort.
    • Meer orde hebben zodat geen tijd verloren wordt op het laatste momentje (want volgens de Wet van Murphy heb je enkel pech als je haastig bent).
    • De duur der activiteiten beter leren inschatten.
    • Buffermomenten voorzien.
    • Files vermijden door vertrekuur aan te passen, of indien mogelijk het openbaar vervoer nemen.
    • Bij het begin van een gesprek het einduur afspreken.
    • Aan medewerkers vragen om reeds voorstellen tot oplossingen bij hun probleem te voegen.
    • schriftelijk voorbereiden (kort!).
    • Zorgen dat men niets vergeet door agenda te gebruiken en geregeld te bekijken.
    • op voorhand alles bij elkaar zoeken,boekentas maken,..
  • Te veel werk hebben
    • Meer delegeren, en mentaal accepteren dat anderen het trager en minder efficiënt zullen doen dan jij (maar soms doen ze het beter...)
    • Minder vergaderen
    • Vergaderingen efficiënter laten verlopen, o. m. door sommige thema’s apart te bespreken vooraf.
    • Vergaderingen plannen vóór een natuurlijke grens (koffie, middagpauze, einduur) zodat de deelnemers van nature geneigd zijn dit te respecteren.
    • Beter leren plannen, nee zeggen, prioriteiten stellen.
    • e-mails op vaste tijdstippen lezen
    • telefoon instellen op niet storen 
  • Te veel willen afwerken
    • “De laatste loodjes wegen het zwaarst”. D.w.z. dat de laatste 5% perfectie bijna evenveel tijd kost als de eerste 95%. Het is dus veel efficiënter om zaken, waar mogelijk, niet te perfect te willen afwerken. Bv. geen nota’s eerst in het klad maken en vervolgens overschrijven.
    • jezelf niet in details verliezen
    • bepaalde tijdspanne voorop stellen (waterdicht tussenschot= grote ruimte lucht in tussenschotten van boten cfr de Titanic) zodat je niet verzuipt (geen tijd nemen voor je relatie om je job beter te doen)

 

  • Vaak afgeleid worden
    • Plaats, bij geopende deur, je bureau zodanig dat je met je rug naar deur of opening zit, zodat het moeilijker is om “toevallig” met je contact te nemen.
    • Steeds een secretaresse tussen jou en de ingang.
    • Lichtje met Niet storen naast je deur.
    • ander lokaal opzoeken
  • Onverwachte bezoekers
    • Ontvang hen niet in uw bureel, maar in een spreekkamer. Zo kan u zelf het afscheidsmoment bepalen.
    • Blijf staan tijdens het bezoek, zelfs als de bezoeker gaat zitten. Zo voelt hij zich ongemakkelijker.
    • Voorzie een zithoekje, zodat wat op je bureel ligt niet bekeken wordt.
    • Elk onverwacht bezoek moet er u doen aan denken dat er een systeem ontbreekt om hen niet-onverwacht te zien, al was het maar een afspraak met vertegenwoordigers.
    • telefoon laten rinkelen
    • onmiddelijk een afspraak geven voor een wel passend bezoek
  • Vergaderen
    • Vermijd dit zoveel mogelijk. Een vergadering is vaak een uiting van slechte organisatie en een enorme bron van tijdverlies. U hebt veel mensen gezien, maar niet persoonlijk zodat u toch nog op voorhand een persoonlijk contact moet onderhouden.
    • Bereid de vergadering voor, zorg dat ook de deelnemers voorbereid zijn. Verslag dus op voorhand toesturen.
    • Tijdig beginnen. De telaatkomers niet aanmoedigen door erop te wachten.
    • Vraag bij elk thema af of het niet onder vier ogen of in een werkgroepje kan behandeld worden.
    • Werk eerder met sneuvelteksten en uitgewerkte voorstellen dan deze trachten te maken op de vergadering zelf.
    • Zorg voor een goede voorzitter (dit hoeft niet de baas te zijn), een strak gevolgd programma en voedt de deelnemers op in een vergadercultuur.
    • Vergaderen wil niet zeggen dat iedereen nu mee over alles kan mee-oordelen. ** ** Vergaderen betekent wie informatie en deskundigheid heeft die uitwisselt met anderen. Iedereen behoudt zijn verantwoordelijkheden.
    • opstellen van een frame met duidelijke verdeling van het te bespreken punt,de actie,door wie de actie wordt uitgevoerd en het tijdstip.(werkt als deadline)

 

Tijdsbespaarders

De belangrijkste tijdsbespaarder is de integratie.

In plaats van steeds sneller en sneller te werken, moet men een rustig tempo trachten te behouden, maar zaken samen te laten vallen als dit kan. Belangrijke voorbeelden van integratie werden vroeger al besproken.

Enkele andere voorbeelden:

  • Nooit nutteloze verplaatsingen: als men zich in huis verplaatst, telkens iets meenemen dat op die plaats klaar staat.
  • Nutteloze wachttijden trachten nuttig te gebruiken: GSM in auto gebruiken (handenvrij), dictafoon in auto (handenvrij), scheren in auto, met de trein reizen i.p.v. met de wagen, zodat men twee uur kan lezen of zaken voorbereiden per dag (wat een weelde!)
  • Zakenlunchen met gesprekspartners
  • Broodjes eten i.p.v. tijdrovend te dineren
  • Weigeren om te pendelen. Een job vlakbij zoeken of verhuizen.
  • Ervaringen rond verrichte activiteiten vastleggen op papier. Deze ervaringmap doorgeven aan nieuwe medewerkers. Anders moet iedereen steeds opnieuw het warm water uitvinden, en gaat elke vooruitgang ten koste van een achteruitgang op een ander gebied.
  • weetjes van algemene interesse meedelen tijden rook-of koffiepauze 


DE INFRASTRUCTUUR

Omschrijving

Met infrastructuur bedoelen we alle materiële en andere voorzieningen die nuttig zijn bij projecten in het algemeen, bv. onze agenda, het klassement van onze brieven, e.d.

 

Uitgangspunten

Bij het functioneel organiseren van de zaken rondom ons (klassementen, kasten) zijn er steeds meerdere principes van kracht die helaas vaak strijdig zijn met elkaar:

  1. De dingen liggen best op een logische plaats
  2. De dingen liggen best esthetisch verantwoord opgeborgen
  3. De dingen liggen best zo dicht mogelijk bij de plaats waar je ze nodig hebt
  4. Soms moeten dingen op een bepaalde plaats liggen: ijskast, diepvries, drank op koele plaats, vuile dingen in hok of garage, bepaalde dingen op stofvrije plaats
  5. Een klasserings- of stapelsysteem veranderen vraagt vaak meer moeite in de aanpassing dan voordeel door de vernieuwing.
  6. Waar ook iets ligt, het geheugen is er ook nog. Dit geheugen wordt echter nutteloos als we de zaken (vaak) verplaatsen.

Hoe kunnen we deze tegenstrijdige voor- en nadelen integreren?

Alles zal ervan afhangen hoe intens we iets nodig hebben. Meestal zal men twee of drie niveaus van klassement hebben:

  1. De dingen die men dagelijks nodig heeft liggen binnen handbereik.
  2. De dingen die men geregeld nodig heeft, maar niet dagelijks,
  3. Archief of stapelplaats voor zaken die men wellicht zelden of nooit nodig heeft, maar toch (nog) niet durft weggooien (is meer een karakterprobleem dan en objectief criterium).

Het meest voordehandliggende is functioneel te evolueren: slechts een nieuwe map of kast of bergplaats installeren als dat wat er al is teveel begint te worden. Men neemt dan de grootste verzameling apart. Er blijft dus steeds een afdeling allerlei achter, van waaruit alle andere mappen e.d. gegroeid zijn. Dus het principe van de Progressieve ontplooiing toepassen.

 

Klasseringsprincipes

Uiteindelijk mogen we niet vergeten dat het klassement er voor ons is, en niet wij voor het klassement. Daarom:

Vaak zal het kunnen dat bepaalde zaken in dubbel of veelvoudig aanwezig zijn zoals balpennen, papiertjes om nota’s te nemen, nagelknippertje, scheerapparaat, flessenopeners, scharen, enz...

Hoe minder vaak je iets nodig hebt, hoe minder je het mag verleggen, om je op die manier te behoeden tegen het vergeten. Verleg nooit zaken die je maar zelden nodig hebt. Je zal enkel de oude plaats weten te bedenken, hoe logisch het nieuwe ook is!

Gebruik de techniek van associatie wanneer je nieuwe zaken, of zelden gebruikte voorwerpen weglegt. Deze inprenting in ons geheugen geeft immers de grootste kans dat men, de eerstvolgende keer dat men iets nodig heeft, aan dezelfde plaats zal denken.

Bewaar de dingen waar ze wellicht de volgende keer nodig zullen zijn. Na iedere activiteit alles onmiddellijk opruimen en zo klaarstellen dat bij de volgende gelijksoortige activiteit een vlotte start gewaarborgd is (zowel functioneel als psychologisch!).

 

Enkele inspirerende tips voor praktische organisatie

 

Tips in verband met ideeën en documenten

  • Gebruik geen losse papiertjes, maar alleen je agenda. Voorzie vooraan een blaadje waar je dringende dingen in noteert, en na de data een reeks notablaadjes, bv. alfabetisch gerangschikt per thema.
  • Manipuleer alle dingen slechts eenmaal! Bv behandel de binnenkomende post meteen, en klasseer hem meteen. Dus niet ergens leggen om het later nog eens te bekijken of definitief te klasseren. Voorzie daarom structuren bij de hand om dit te kunnen doen.
  • Hou van elke activiteit een map bij: een plastiekje met losse blaadjes als het maar enkele bladen betreft (bv. de komende reis, een lopende kwestie die enkele maanden duren zal). Zodra er meer bladen bij betrokken zijn: gebruik een DIN A4-map, waarin je de zaken antichronologisch klasseert, d.w.z. het meest recente vooraan.

 

Tips in verband met attenties

  • Een voorraad postkaarten voor verschillende gelegenheden aanleggen.
  • Een voldoende voorraad postzegels (verschillende tarieven).
  • Een voorraad cadeaupapier en linten.
  • Ideeën voor cadeaus noteren.
  • Cadeaus op voorhand kopen en bewaren
  • Een verlanglijstje voor verjaardagscadeaus aanleggen.
  • Leuke in ideeën verzamelen (winkel, tijdschrift, zelf creëren).
  • Bij telefoonnummers ook de voornaam van de partner van betrokken persoon noteren.
  • Rekeningen met familie en vrienden onmiddellijk vereffenen.
  • Verjaardagskalender op het toilet zodat je hem zeker leest (tenzij je natuurlijk een Succesagenda gebruikt).
  • Een leuke tekening van je kind inkaderen en in je woonkamer hangen.
  • Zorg dat er altijd versnaperingen in huis zijn voor onverwachts bezoek.
  • Bewaar verjaardags- en nieuwjaarswensen in een schoendoos.
  • laat je gsm je 1 maand op voorhand verwittigen van de volgende jarige zodat je nog voldoende tijd hebt voor een origineel geschenk.

 

Tips in verband met zaken/kamer

  • Sleutel van de voordeur in meerdere exemplaren en bij vrienden/buren leggen voor als je hem vergeten bent.
  • In verschillende kamers een doos papieren zakdoekjes plaatsen.
  • Steeds een lamp met batterijen in huis hebben voor als de elektriciteit uitvalt.

 

Badkamer

  • Ondergoed en sokken in mand in de badkamer, of op plaats waar je je uitkleedt.
  • ’s Avonds je kleren klaarleggen voor ’s anderendaags.
  • Aparte washandjes en handdoeken voor elk familielid.
  • onmiddellijk alles opruimen

 

Slaapkamer

  • Goede verlichting om in bed te lezen.
  • Niet teveel plaatsen voorzien waar je je kleren kan gooien.
  • Een sfeerlamp aanbrengen die je vanuit je bed kan aan- en uitdoen.
  • Voldoende kleerhangers aanschaffen voor ieders kleren.
  • Een speciale dassenhanger aanschaffen.
  • groot kussen aanschaffen om comfortabel te lezen.

 

Woonkamer

  • Een plaats voor tijdschriften, kranten boeken en papier.
  • Als je geen interesse hebt voor reclame, een sticker op je brievenbus met “geen reclame a.u.b.”.
  • Uitgelezen tijdschriften kenmerken met een teken en bijhouden om er anderen een plezier mee te doen.
  • Oude kranten in een doos voor oud papier.
  • Bibliotheekboeken bij elkaar houden en op kalender aanduiden wanneer ze terug moeten.
  • Rondslingerende papiertjes en nota’s zoveel mogelijk vermijden door geschreven info onmiddellijk in agenda te noteren, adressenboek aanleggen, sorteren in themakaften.
  • Goede verlichting om op verschillende plaatsen te lezen of te werken.
  • Vaste plek voor binnenkomende post en daar rond afspreken met huisgenoten.
  • Balpen aan koordje vastmaken aan de telefoon.
  • Kleefbriefjes bij de telefoon om te kunnen noteren.
  • CD’s alfabetisch rangschikken.
  • Bij tafeldekken een mooie grote papieren servet onder ieders bord leggen.
  • Zet bakjes met zand als asbak (geen vuile was en veiliger tegen brand).

 

Keuken

  • Zorg voor een flessenmandje zodat je niet elke fles afzonderlijk moet halen.
  • Gerei dat je bijna nooit gebruikt in de bovenste keukenkast plaatsen.
  • Katoenen onderleggers i.p.v. tafellaken.
  • Een voorraad eetwaar aanleggen die lang bewaart.
  • Beschik over een voldoende voorraad kaarsen en servetten.
  • Zorg voor voldoende voorraad drank.
  • De benodigdheden voor ontbijt op een dienblad zodat praktisch alles in éénmaal op tafel staat.
  • Koop grote dozen lucifers zodat je minder hoeft te zoeken.
  • Zorg voor verschillende goede aardappelmesjes.
  • Kook geregeld eenvoudige dingen zodat je tijd rest voor andere dingen.
  • Kook vlug en efficiënt.
  • Kook voor verschillende malen tegelijk en zet porties in de koelkast/diepvries.
  • Moedig iedereen aan om eens in de week te koken, ook de kinderen, hoe eenvoudig dit gerecht ook mag zijn.
  • papier,bord,glazen wand om nuttige tips op te schrijven

 

Hall

  • Kinderkapstokje op kinderhoogte zodat ze zelf hun jas nemen en weghangen.
  • Een dweil voor regenachtige dagen.
  • Een memobord voor belangrijke boodschappen.

 

Tips in verband met huishoudelijke karweien.

  • Nooit een verplaatsing voor niets: neem iets mee dat klaar staat voor die bestemming
  • De dag vóór de vuilophaling de ijskast nakijken op niet zo verse voedingswaren, de kattenbak verversen, alle vuilbakjes ledigen.
  • Vaste dag voor wekelijkse schoonmaak.
  • Werkvrouw aanwerven en intussen zelf werken (rendabel).
  • Vóór stofzuigen verwelkte bloemen verwijderen, plant die blaadjes verliest uitschudden, hout voor openhaard bijvullen.
  • Aanvullen van boodschappenlijst, het product dat bijna op is telkens noteren of als reserve wordt aangesproken.
  • In de buurt van de droogkast een plank voorzien om plooiwas direct te plooien.
  • Wasmanden voorzien voor het voorsorteren.
  • Tijdschakelaar gebruiken om te verwittigen wanneer was- of droogprogramma is afgelopen, of om van vrijetijdstarief gebruik te kunnen maken.
  • Bij het beginnen van een karwei het nodige materiaal bij de hand te hebben.
  • Bij het opstellen van het werkschema de boodschappen inlassen.
  • Strijk terwijl je naar een programma op TV kijkt.
  • Onafgewerkte zaken niet opbergen maar zichtbaar houden.
  • Klusjeslijst aanleggen voor regenachtige dagen. Verdeel huishoudelijke karweien onder de gezinsleden en maak afspraken.

 

Tips in verband met de tuin

  • Zaad sorteren in verschillende bakjes per maand dat het gezaaid wordt.
  • Tuinagenda aanleggen waarin genoteerd wordt wat je elke week/maand moet doen.
  • Een tuin met weinig werk is een tuin met weinig gazon, veel struiken, bomen en vaste planten.
  • gazon wegdoen (of uitkijken naar huis zonder tuin)

 

Tips in verband met kinderen

  • Klasseer speelgoed soort bij soort in stapelboxen.
  • Laat kinderen zelf hun spullen opruimen van zodra ze dit kunnen.
  • Verberg gedurende enkele weken een doos speelgoed zodat de kinderen het na enkele tijd opnieuw kunnen ontdekken.

 

Tips in verband met werk

  • Reservemateriaal steeds aanvullen, extra hoeveelheden voorzien.
  • Het voorbereiden van de volgende werkdag nooit als laatste activiteit voorzien.
  • Voor elke beroepsactiviteit een andere boekentas.
  • Jaarlijks het boekenrek uitzuiveren en onbelangrijke zaken durven weggooien.
  • Reserve-inktbuisjes bijhebben.
  • Zorg voor verschillende balpennen.

 

Tips in verband met vervoer/verplaatsing/weg van huis

  • Blocknote met pen en kleefband in handschoenvakje van de auto
  • Steeds een stuk touw in de auto om bij vervoer van grote stukken de koffer te kunnen dichtbinden.
  • Geldbeugel met klein geld in de wagen bewaren.
  • Steeds toiletpapier, drinkwater, paraplu, balpennen in de wagen hebben.
  • Kussentje en dekentje in wagen hebben.
  • Steeds een paar postzegels en kleefbriefjes ziekenfonds in je portefeuille hebben.
  • Gebruik een dictafoon terwijl je met de wagen rijdt, zo onthou je makkelijker ideeën.
  • Luister naar het nieuws in de wagen
  • Steeds een geel fluorescerend vestje bij hebben bij ongeval.
  • Reservebril steeds bijhebben.

 

Tips in verband met de agenda

  • Uitleendata van de bibliotheek onmiddellijk noteren.
  • Vooraf tijdsplanning meedelen aan de medewerkers.
  • Uurwerk/agenda* regelmatig nakijken.

 

Tips in verband met internet

 

Allerlei

  • Steeds een boeiend boek mee hebben voor wachtzaal, trein, bus...
  • Kleine dagelijkse gebruiksvoorwerpen (scharen, nagelknippers, telefoons) in dubbel aanschaffen.
  • Schoenveters in voorraad hebben.
  • Lijst van uitgeleende en ontleende zaken bijhouden.
  • Lees minstens de krantenkoppen zodat je toch iets weet van het nieuws.

 


OVERPROGRAMMERING

BEPALING

Overprogrammering is het mislukken van het programma omdat er teveel geprogrammeerd staat ten opzichte van ons vermogen om het te realiseren.


OORZAKEN


1. SLECHTE PROGRAMMA'S MAKEN.

  • Te weinig gebaseerd zijn op zelfobservatie, waardoor men betere schattingen zou kunnen maken van de benodigde tijd voor elke activiteit. Vb. slecht een agenda bijhouden, waardoor men dubbele afspraken heeft.
  • Geen buffermomenten voorzien of te weinig rekening houden met de klassieke storende factoren, waardoor men het programma voortdurend achternahinkt.
  • Niet kunnen weigeren, waardoor men aan zijn reeds gemaakte programma voortdurend activiteiten, gewenst door anderen, toevoegt.
  • Te vaag plannen: geen uurschema als tijdslimiet vooropstellen.


2. GEEN PROGRAMMA KUNNEN VOLGEN.

  • Psychologisch: geen programma volgen is vluchten uit de realiteit. Als men z'n programma niet volgt wordt men nl. minder geconfronteerd met de beperkingen van zijn eigen persoonlijkheid.
  • Enorm veel tijd besteden aan het maken en neerschrijven van voorbereidingen zodat we de valse indruk krijgen aan ons zelf te werken doch daardoor de eigenlijke realisatie uitstellen.
  • Niet in staat zijn z'n stemming zodanig te managen, dat men erin slaagt zijn programma uit te voeren. Men houdt geen rekening met mogelijke "stemmingsbedervers" (zie verder onder Oplossingen 1A). Hoe goed het programma dan ook weze, als men het niet kan volgen loopt het mis. Het stemmingsmanagement kan bemoeilijkt worden doordat men bepaalde behoeften in zijn programma verwaarloost, of er te weinig in geïntegreerd heeft, zodat deze zich opdringen zodra er de kans voor is. Dit uit zich dan door "verstrooidheid", "luiheid", enz.


OPMERKING

Overprogrammatie komt vooral voor tijdens de eerste fasen van het groeiproces. Door het toegenomen rendement en zelforganisatie is men wel in staat meer te realiseren, maar andere middelen die moeten leiden tot activiteitsvermindering en tot selectie zijn nog minder tot ontwikkeling gekomen. Overprogrammatie kan dus best vermeden worden, niet door het groeiproces stil te leggen of terug te doen keren (wat iemand met weerstand wellicht geneigd zal zijn te doen) maar integendeel door het te versnellen, waardoor men beter inzicht krijgt in andere aspecten van dynamische persoonlijkheid, waardoor het probleem echt kan opgelost worden.


GEVOLGEN

Overprogrammatie heeft talrijke gevolgen:

  1. Door de jachtigheid van zijn leven is er een verlies aan creativiteit en een vermindering van openheid voor zijn eigen ervaringen.
  2. Men geniet minder van het leven, men is gejaagd, gespannen, neerslachtig en vlug geïrriteerd.
  3. Men kent steeds minder vrije momenten. Dit leidt op lange termijn tot grote complicaties.
  4. Men is ook veel kwetsbaarder voor storende factoren van buiten, vermits het programma te weinig soepel is.
  5. Overprogrammatie leidt tot het schrappen van zogezegd minder belangrijke activiteiten, zodat men zich steeds meer gaat specialiseren in een beperkt aantal activiteiten. Ook daardoor vermindert de creativiteit. Vooral ontspanningsoefeningen blijkt men vlug achterwege te laten.


MOGELIJKE OPLOSSINGEN


1. BETERE PROGRAMMA'S MAKEN

a) PROGRAMMA'S REALISTISCHER MAKEN

  • Door een herhaald stemmingsmanagement, met vooral evaluaties en analyses, mettertijd in staat zijn de door zichzelf benodigde duur voor bepaalde activiteiten steeds beter te schatten. Ook zal men aldus beter zijn mogelijkheden en zijn grenzen leren kennen.
  • Zijn inspiratie en ervaringen noteren, zodat men meer leert uit zijn eigen ondervindingen.
  • Als men een activiteit onafgewerkt laat, onmiddellijk de datum noteren waarop men er aan verder werken zal.
  • Bepaalde activiteiten zoveel mogelijk op vaste momenten zetten, zodat de kans dat men ervan afgeleid wordt, of men ze eindeloos uitstelt, kleiner wordt.
  • Door meer overleg met anderen, bv. door anderen te betrekken bij evaluatie, kan men vaak zijn programma realistischer maken, omdat het vaak blijkt dat anderen de situatie veel objectiever kunnen zien.
  • Niet alleen zijn professionele activiteiten programmeren, zodat de "rest" overgelaten wordt aan de stemming van het ogenblik, maar ook zijn ontspanning, zijn gezins- en vriendenleven, momenten van creativiteit.
  • Buffer- en freewheelmomenten voorzien. In noodgevallen kan men een freewheelmoment als buffermoment gebruiken. De stemmingsbederving die er dikwijls mee gepaard gaat kan men in evenwicht brengen met B.O.S. Ook buffermomenten voorzien die men maar op het laatst (bv. de dag ervoor) invult. Alles op voorhand plannen schept veel stress en overprogrammatie.
  • Zijn dagprogramma indelen in "nodig" en "nuttig"; de eerste activiteiten doet men zeker, de tweede alleen als er tijd overschiet.
  • In situaties waar de kans op stoornis zeer groot is (bv. een huisvrouw met kinderen, winkelier) moet men bijna altijd met een "aanschuifprogramma" werken, waarbij men niet het tijdstip voorziet, maar uitsluitend wat er moet gedaan worden. Hierbij begint men steeds met het "nodige".


b) BETER PROGRAMMEREN

  • Periodiek verbeteringen aanbrengen en niet wachten tot een mislukking is opgetreden.
  • Als men een afspraak of een activiteit moet verplaatsen, dan bij voorkeur naar een "vroegere datum" en niet naar een latere, zoals men gewoonlijk doet.
  • Door met kortere projecten te werken zal men snel beloningen krijgen en een hoger rendement hebben.


2. BETER UITVOEREN VAN PROGRAMMA

  • Rendement verhogen door fysisch in conditie te zijn: genoeg slapen (men is dan veel creatiever, kan beter aan stemmingsmanagement / autoprogrammatie doen), alcohol vermijden...
  • Sneller werken door zaken beter voor te bereiden, de volgende activiteit klaarzetten als de vorige van die soort gedaan is. Bv. 's avonds de ontbijttafel zetten, bureel opruimen na een activiteit.
  • Als men ergens achter geraakt is, hoe dan ook de volgende activiteit tijdig beginnen. Niet alles opschuiven.
  • Zich op sommige momenten echt afzonderen om ongestoord te kunnen doorwerken. Ook mensen die u vaak storen, progressief leren dit minder te doen.
  • Minder het perfectionisme nastreven, het doel niet verwarren met de middelen, (steeds minder bevrediging ondanks steeds grotere inspanningen waardoor we in een vicieuze cirkel terecht komen). Daarom doen we er goed aan eerst iets af te werken alvorens aan het volgende te beginnen.


ALGEMENE SLOTOPMERKING BIJ DIT HOOFDSTUK

Vele analyses en gesuggereerde oplossingen voor de aspecten van de zelforganisatie lijken elementair, gewoon "gezond verstand", iets dat iedereen schijnt te weten. Het is echter ongelooflijk, als men zijn levenswijze aspect per aspect bekijkt, hoeveel zaken men verwaarloost en over het hoofd ziet. De bedoeling van dit hoofdstuk is dus veeleer een checklist te zijn om je te helpen bij je zelforganisatie, dan een verhelderend hoofdstuk met dingen die je nog niet wist. Het probleem zit hier dus in het doen.

Uiteindelijk gaat het veeleer om het aankweken van ene mentaliteite van speelse creativiteit. Het is een toepassing an onze vroegere regel: telkens iets je ergert, bijna mislukt is of effectief mislukt is, moet je twee conclusies trekken:

  1. hoe los ik dit probleem op
  2. hoe kan ik dit in de toekomst vermijden, door welke organisatie- en /of structuuraanpassingen